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JuL
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France
21 message(s)
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Posté - 16 sept. 2012 :  12:06:53  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Rebonjour tout le monde,

Je suis président du conseil syndical, et pour une AG prévue le 29 novembre le syndic nous demande de fixer un rendez-vous pour la vérification des comptes avant le 20 octobre. Or je ne suis pas disponible en journée puisque je travaille, et je souhaiterais profiter de mes congés pour procéder à cette vérification, et donc en fixer la date au 5 novembre, ce qui laisse tout de même le délai de 3 semaines au syndic pour convoquer l'AG.

D'où les questions suivantes :
- quel délai avant l'AG le syndic peut-il imposer pour la vérification des comptes ? Tout ce que j'ai lu c'est qu'elle devait avoir lieu avant l'AG.
- Est-il nécessaire que cette vérification ait lieu avant l'envoi de la convocation ?
- Pour l'établissement du rapport du conseil syndical il me semble tout de même préférable d'avoir procédé à la vérification des comptes au préalable, est-il possible de faire envoyer par le syndic le rapport du CS après la convocation à l'AG ?

Merci par avance pour vos éclairages.

Édité par - JuL le 16 sept. 2012 12:07:20


Stéphane
Contributeur vétéran

1101 message(s)
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 1 Posté - 16 sept. 2012 :  13:32:12  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Bonjour,

Vérifier les comptes sous-entend que les correction devront se faire avant leur distribution... Celle-ci étant jointe à la convocation, il serait bon de s'y mettre au moins 2 mois à l'avance.

Le délai minimum légal pour la convocation à une AG étant de 21 jour, sauf urgence.

Le rapport d'activité du CS doit être joint à la convocation.

Vite, au travail !

JPM
Modérateur

8402 message(s)
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Revenir en haut de la page 2 Posté - 16 sept. 2012 :  14:46:17  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM


La demande du syndic est parfaitement justifiée.

Le rapport écrit du conseil syndical ne peut être achevé qu'après le contrôle des comptes et il doit être joint à la convocation.

Par ailleurs le syndic a besoin d'un peu de temps pour " boucler " sa convocation.

Signature de JPM 
La copropriété sereine

rambouillet
Pilier de forums

17457 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 Posté - 16 sept. 2012 :  19:23:56  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
si à l'observation des comptes, ile st nécesaire de réajuster des imputations, il vaudrait mieux que cela se fasse avant l'enoi des convocations.
les dates que vous préconisez son trop juste pour le syndic avec son comptable de remetre de l'ordre et d'éditer les annexes en les vérifiant.

dans les textes, rien ne dit qu'il faut le faire avant les convocations, mais si vous faites après, attendez vous s'il y a des erreurs que vous révélez à l'AG, que le syndic vous renvoie la balle en disant que vous n'etes pas venu en temps et en heure raisnnable faire le controle

Quant au bilan du CS il DOIT être joint à la convocation

JuL
Nouveau Membre



France
21 message(s)
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Revenir en haut de la page 4 Posté - 16 sept. 2012 :  19:24:19  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci pour ces réponses,

La clôture de l'exercice étant au 30 septembre, nous serons loin de disposer de 2 mois pour vérifier les comptes, nous avons 1/3 de ce délai...

La vérification se fait-elle nécessairement sur place, ou peut-on demander au syndic de nous envoyer les documents ?

Édité par - JuL le 16 sept. 2012 20:30:03

nefer
Modérateur

13931 message(s)
Statut: nefer est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 Posté - 16 sept. 2012 :  19:52:30  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par JuL

Merci pour ces réponses,

La clôture de l'exercice étant au 30 septembre, nous serons loin de disposer de 2 mois pour vérifier les comptes, nous avons 1/3 de ce délai...

La vérification se fait-elle nécessairement sur place, on peut-on demander au syndic de nous envoyer les documents ?


les documents originaux ne doivent pas sortir des bureaux du syndic

quelle est la taille de votre copropriété?

JuL
Nouveau Membre



France
21 message(s)
Statut: JuL est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 Posté - 16 sept. 2012 :  20:28:34  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Je ne demande bien évidemment pas les originaux (notion qui n'a pas vraiment de sens pour moi qui numérise tout), mais simplement des copies et des comptes.

Notre copropriété est "assez grosse" : 65 logements (et deux niveaux de parkings).

joulia
Contributeur vétéran

1769 message(s)
Statut: joulia est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 Posté - 16 sept. 2012 :  22:45:54  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de joulia
pour une grosse copro, pourquoi ne pas instituer des vérifications trimestrielles ? ca se fera plus vite qu'une verif annuelle ou vous risquez de passer a coté de certaines choses, et de plus vous n'aurez pas une pile de documents a examiner le jour J ...


JuL
Nouveau Membre



France
21 message(s)
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Revenir en haut de la page 8 Posté - 16 sept. 2012 :  22:49:58  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
C'est déjà compliqué pour moi de trouver une date dans l'année, alors quatre...

Gédehem
Pilier de forums

15130 message(s)
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Revenir en haut de la page 9 Posté - 17 sept. 2012 :  09:22:46  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
C'est votre problème, pas celui du syndic !!
La vérification trimestrielle est incontournable dans un syndicat un peu important.
A défaut il faut à une personne passer 3 jours pour une bonne vérification annuelle....

Votre CS n'est composé que d'un seul membre ?

Louis92
Contributeur vétéran

France
2795 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 10 Posté - 17 sept. 2012 :  11:14:34  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
JuL, comme le dit implicitement Gédehem, l'effort de vérification des comptes est quasiment le même que vous la fassiez en 1 fois ou en plusieurs.

Plus on vérifie souvent, plus les erreurs sont découvertes tôt, plus il est facile (moins d'effort pour le syndic et le CS) de corriger ces erreurs (ou de les faire corriger), erreurs par exemple :
- des entreprises : mauvaise révision du prix suivant la formule, mauvaise TVA, acompte mal déduit, facture envoyée pour un contrat résilié, facture qui ne concerne pas votre copropriété, facture très en avance sur la consommation (EDF), facture non conforme au devis, oubli d'exécuter la prestation annuelle (avec ou sans facture),
- du syndic : erreurs ci-dessus des entreprises non détectées, mauvaise imputation, dépense engagée à l'insu du CS, erreur de saisie ou recopie.

La seule disponibilité d'un extrait du grand-livre (comptes 6 ou relevé des dépenses au moins courantes) permet détecter des anomalies dans les factures. Si le syndic a sa comptabilité sur une machine pas trop vieille, il peut produire les pdf avec recherche possible de caractères avec la simple commande Imprimer. Les pdf avec recherches de caractères permettent de retrouver très vite un montant et d'être sûr d'en avoir trouvé toutes les occurrences (F... le fait). Ceci ne coûte rien au syndic pour un envoi des pdf par courriel et c'est une solution pour un CS qui ne peut pas venir plusieurs fois par exercice dans les locaux du syndic comme vous. Cela permet de détecter notamment les factures qui manquent ! Le pdf de la balance permet de détecter d'autres anomalies.

Le cran au-dessus est de demander au syndic copie des factures (numérisation -> pdf -> courriel). Cela coûte au syndic mais j'en connais 4 qui acceptent de le faire : c'est commercialement bon pour le syndic (vis-à-vis des copropriétaires, cela démontre une belle transparence). Dans ce cas-là, la vérification en fin d'exercice se borne à vérifier que les dernières remarques sont bien prises en compte et la réu de CS contractuellement obligatoire avec le syndic n'est pas consommée par la vérif des comptes.

Un cran encore au-dessus est de demander au syndic d'envoyer les factures avant de les payer. Le CS doit alors pouvoir être assez réactif pour ne pas pénaliser le délai de paiement.

JuL, voyez comment adapter ces suggestions à votre cas pour en parler avec votre futur syndic.

Cdlt. Louis92.

Édité par - Louis92 le 17 sept. 2012 11:45:42

philippe388
Pilier de forums

14076 message(s)
Statut: philippe388 est déconnecté

Revenir en haut de la page 11 Posté - 17 sept. 2012 :  13:32:45  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Jul : le syndic est de nouveau dans son droit et sa mission !! il nest pas pas votre subordonné !!!

Jul : et donc en fixer la date au 5 novembre, ce qui laisse tout de même le délai de 3 semaines au syndic pour convoquer l'AG.

De plus vous avez l'air d'ignorer le délai légal obligatoire d'envoi des convocations de 21 jours, soit un envoi au moins 25 jorus avant la date de l'AG.

Pour cette AG le syndic doit joindre votre rapport d'activité annuelle à cet ODJ. Ce rapport est à grande majorité comptable; c'est à dire que le CS a vérifié les comptes et en rend compte à l'AG dans ce rapport.

Pour info; un controle ne se limite pas à un simple controle des factures !! mais du grand livre de comptes , de la balance, des rélévés du compte bancaire, des contrats, des trvaux, ........ Un rapprochement précis de toutes ces données est necessaires à une bonne approche des comptes présentés par le syndic.

Un syndic qui propose une AG annuelle 3 mois après l'arrêté des comptes annuels est un syndic sérieux.

JUl : Est-il nécessaire que cette vérification ait lieu avant l'envoi de la convocation ? Vous êtes le président de ce CS. un minimum de connaissances est necéssaires !! vous avez l'air d'ignorer le fonctionnement d'un SDC et des roles du syndic et du CS.

Vos questions montrent que vous êtes assez novice dans la copro. Avant d'attaquer ce syndic au TGI, lisez les textes.

Que font les autres membres de votre CS ?? Ils ont peut être plus de temps que vous pour vérifier les comptes du SDC.

filomat
Contributeur vétéran

1370 message(s)
Statut: filomat est déconnecté

Revenir en haut de la page 12 Posté - 17 sept. 2012 :  14:40:14  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Loi de 1965
citation:
Article 18-1
 
Créé par Loi n°85-1470 du 31 décembre 1985 - art. 2 JORF 1er janvier 1986
Modifié par Loi n°94-624 du 21 juillet 1994 - art. 35 JORF 24 juillet 1994
 
Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l’assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour.


Votre assemblée générale doit fixer les modalités de consultation des comptes par tous les copropriétaires pendant la période de au-moins un jour ouvré comprise entre le délai entre la convocation et l'assemblée.
Elle peut fixer ce jour au même que celui où le syndic reçoit le conseil syndical.

J'en déduis que le syndic doit recevoir le conseil syndical pour examiner les comptes également pendant le délai entre convocation et assemblée... Mais ce n'est qu'une déduction qui m'est personnelle.

Une autre de mes déductions est que le délai part de la fin de réception des convocations (quinze jours après leur expédition par le syndic) et la date de l'assemblée (au-moins 21 jours après l'expédition), ce qui laisse au minimum 7 jours de délai pour fixer la journée ouvrée de consultation des comptes chez le syndic par tout copropriétaire, l'assemblée pouvant décider que ce jour sera le même que celui d'examen des comptes par le conseil syndical chez le syndic également.(Un copropriétaire opposant pourra dans ce cas consulter les pièces aussi le même jour que celui de l'examen par le conseil syndical, mais en dehors de sa présence).

Tout copropriétaire "consulte" les comptes (il n'a rien à dire) tandis que le conseil syndical "examine" les comptes : il leur fait passer un examen, il dira en assemblée générale si l'épreuve a été passée avec succès ou non.

Ceci ne peut être fait qu'après envoi des convocations, quand les comptes sont définitivement ceux qui seront soumis à l'approbation de l'assemblée et qui figurent aux annexes des convocations.

Ce qui n'empêche pas évidemment le conseil syndical de vérifier les comptes tout au long de l'année et au jour le jour si nécessaire, puisque c'est son "mandat".

Je crains d'avoir une fois de plus un "malentendu", une différence d'appréciation des articles de loi, par rapport aux autres intervenants du forum qui conçoivent, me semble-t-il que la journée d'examen par le conseil syndical des comptes soumis à l'assemblée peut être fixée (par une assemblée générale antérieure ) n'importe quand dès lors qu'ils sont clos (voire que "l'exercice est clos"), alors que je crains que ce ne puisse être que dans le délai indiqué par l'article 18-1 de la loi, c'est à dire entre "convocation" et tenue de l'assemblée.

Mais c'est peut-être moi qui me trompe, ou qui n'a pas compris la loi ... Cela peut arriver à tout le monde !
Signature de filomat 
Les copropriétaires se rebiffent !

Édité par - filomat le 17 sept. 2012 15:01:36

philippe388
Pilier de forums

14076 message(s)
Statut: philippe388 est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 Posté - 17 sept. 2012 :  15:32:20  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
filomat : de retour et toujours ignorant du fonctionnement d'un CS. Beaucoup d'erreurs dans votre réponse, encore une fois vous trompez les lecteurs !!

J'en déduis que le syndic doit recevoir le conseil syndical pour examiner les comptes également pendant le délai entre convocation et assemblée... Mais ce n'est qu'une déduction qui m'est personnelle.

Interprétation personnelle de la loi, et OUI. Alors expliquez nous comment le CS peut joindre à l'ODJ, c'est une obligation légale filomat, son rapport d'activité qui comporte le rapport comptable de la vérification des comptes, si il n'a pas vérifier ces comptes bien avant l'envoi des convocations.

filomat : Tout copropriétaire "consulte" les comptes (il n'a rien à dire) tandis que le conseil syndical "examine" les comptes : il leur fait passer un examen, il dira en assemblée générale si l'épreuve a été passée avec succès ou non.

cela n'est pas la copropriété.

filoamt : "Ceci ne peut être fait qu'après envoi des convocations, quand les comptes sont définitivement ceux qui seront soumis à l'approbation de l'assemblée et qui figurent aux annexes des convocations."
FAUX

filoamt : Je crains d'avoir une fois de plus un "malentendu", une différence d'appréciation des articles de loi, par rapport aux autres intervenants du forum qui conçoivent, me semble-t-il que la journée d'examen par le conseil syndical des comptes soumis à l'assemblée peut être fixée (par une assemblée générale antérieure ) n'importe quand dès lors qu'ils sont clos (voire que "l'exercice est clos"), alors que je crains que ce ne puisse être que dans le délai indiqué par l'article 18-1 de la loi, c'est à dire entre "convocation" et tenue de l'assemblée.

TOUT FAUX !!

filomat : vous n'avez rien compris. Pour vous éclairer,et je crains que cela ne servira à rien, vous mélangez la décison d'AG qui fixerai la date de vérif. de comptes par les copros et la vérification des comptes par le CS, qui peut le faire quand il le veut et pouraoui pas TOUS les jours de l'année.

filomat : à noter dans votre cahier avant votre examen :
1. le CS vérifie les comptes avant l'envoi des convocations
2. le CS joint sonrapport comprable et moral à l'ODJ joint o la convocation.
3. Les copros peuvent vérifier les comptes avec le CS, c'est à dire avant l'envoi des convocations, et il peuvent le faire seuls entre la date de réception de la convocation et la date de l'AG. !!
4. les comptes sont clos après l'approbation de l'AG; le syndic pouvant alors procéder à l'apurement des comptes de charges et travaux.

filomat
Contributeur vétéran

1370 message(s)
Statut: filomat est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 Posté - 17 sept. 2012 :  16:37:52  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Convocations :
"4° Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;"

Art 22 second alinéa :
Le conseil syndical rend compte à l’assemblée, chaque année, de l’exécution de sa mission.

Art26 (mission du conseil syndical)
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’éxecution

Comme vous y allez Philippe388 !

Et c'est moi qui ne sait pas lire ?

La mission du conseil syndical est bien de contrôler en permanence la comptabilité du syndicat, mais il doit examiner (chez le syndic et avant l'assemblée) les comptes présentés dans la convocation après leur envoi par le syndic pour pouvoir être interrogé verbalement en cours d'assemblée sur ces documents joints à la convocation.

D'après vous la mission du conseil syndical s'arrête au jour de l'envoi des convocations - puisqu'alors le compte-rendu de ses actions après cette date et jusqu'à l'assemblée ne pourrait être joint aux convocations ?

Voilà bien un argument de juriste !

Pendant le délai entre convocation et assemblée le syndic convoque le conseil syndical pour examiner les pièces comptables , et selon modalités définies en assemblée générale : C'est la loi.
Signature de filomat 
Les copropriétaires se rebiffent !

Édité par - filomat le 17 sept. 2012 16:51:23

philippe388
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 15 Posté - 17 sept. 2012 :  16:48:38  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
filomat : "La mission du conseil syndical est bien de contrôler en permanence la comptabilité du syndicat, mais il doit examiner (chez le syndic et avant l'assemblée) les comptes présentés dans la convocation après leur envoi par le syndic pour pouvoir être interrogé verbalement en cours d'assemblée sur ces documents joints à la convocation. "

FAUX !!!

filomat : vous ne comprenez rien à la copro. Tant pis pour vous !!!


Louis92
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France
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Revenir en haut de la page 16 Posté - 17 sept. 2012 :  16:51:04  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
filomat, je me joins à philippe388 pour confirmer que vous faites fausse route. Vous n'êtes pas membre d'un CS, vous ne pratiquez pas le processus. Une interprétation exclusivement théorique des textes est difficile et risquée comme vous le craignez vous-même, elle apporte de la confusion dans la tête des UInautes et nuit à la continuité de la lecture des sujets.

filomat
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 17 Posté - 17 sept. 2012 :  16:55:56  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Je veux bien avoir tort, puisque vous êtes plusieurs à penser différemment, mais dans ma copropriété le(s) jour(s) de consultation des pièces est défini pendant la période entre convocation et assemblée (j'avais mis le texte de la résolution dans un sujet de Jacklyn..).

En principe et comme il s'agit d'une grande copropriété les choses s'y passent autant que possible conformément à la loi.

Signature de filomat 
Les copropriétaires se rebiffent !

Édité par - filomat le 17 sept. 2012 16:58:00

filomat
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 18 Posté - 17 sept. 2012 :  17:04:56  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
[quote]Initialement posté par philippe388

filomat : "La mission du conseil syndical est bien de contrôler en permanence la comptabilité du syndicat, mais il doit examiner (chez le syndic et avant l'assemblée) les comptes présentés dans la convocation après leur envoi par le syndic pour pouvoir être interrogé verbalement en cours d'assemblée sur ces documents joints à la convocation. "

FAUX !!!

/quote]

En effet, j'ai fait une erreur, ce ne sont pas les comptes que le conseil syndical doit examiner entre convocation et assemblée, ce sont les pièces comptables (j'étais en train de modifier mon message).

Peut-être que je ne comprend rien à la copropriété, en tout cas je ne comprend pas la même chose que vous ... Tant pis pour vous !
Signature de filomat 
Les copropriétaires se rebiffent !

Gédehem
Pilier de forums

15130 message(s)
Statut: Gédehem est déconnecté

Revenir en haut de la page 19 Posté - 17 sept. 2012 :  17:25:52  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Pardon d'en remettre une couche .....

Filomat :
- concernant les copropriétaires pris individuellement ont certains droits que précise L.art.18-1., entre la convocation et la tenue de l'AG. la vérification des pièces justificatives des charges ... en résumé des dépenses.
- concernant le controle de la gestion du syndic par le CS, et ici particulièrement le controle des comptes du syndicat (recettes/dépenses ainsi que leurs répartition), il s'exerce toute l'année, en concertation syndic/CS .

Controle des dépenses pour les uns, controle de tout pour l'autre ....

Pas de confusion possible :
- il y a 1 niveau "copropriétaires", limité en théorie au controle des dépenses (des factures). Pas de Grand livre ou autres ...
- Il y a un autre niveau "CS", qui lui s'étend sur la totalité de la gestion du syndicat par le syndic, sans limite, sans restriction, sans date ou période imposée. (*)

D'où la nécessité pour un CS, s'agissant en particulier du controle des comptes du syndicat, de s'y pencher chaque trimestre afin (entre autres !) de simplifier le travail de tous tant il y a de point à vérifier.
Parmi le "entre autres" importants : le controle du paiement des provisions (état à demander chaque trimestre au syndic), avec la situation du comptes de chacun, afin d'éviter les impayés exorbitants decouverts des mois ou des années trop tard !

(*) il est vrai que trop de CS (et de syndics ?) ont pris la (mauvaise) habitude de calquer le controle des comptes par le CS sur celui des copropriétaires. Cela n'a rien à voir, ce controle n'étant pas de même niveau (même si des copropriétaires peuvent se joindre au CS).

Édité par - Gédehem le 17 sept. 2012 17:41:42

nefer
Modérateur

13931 message(s)
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Revenir en haut de la page 20 Posté - 17 sept. 2012 :  17:40:14  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
je confirme

Filomat: soit vous confondez le rôle de chaque copropriétaire avec celui du CS, soit vous interprétez tout à votre "sauce"

et vous continuez à induire en erreur les lecteurs!

il serait temps que vous fassiez une formation....où que vous sachiez lire les nombreuses contributions exactes de certains internautes sur ce forum
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