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 Modalités de la vérification des comptes ??
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manech
Pilier de forums

1418 réponses

Posté - 15 sept. 2008 :  08:34:52  Voir le profil
Bonjour
Un incidente sur un autre post m'amène à poser cette question très pratique:
Si les conseillers syndicaux sont retraités, chômeurs ou s'ils exercent une profession libérale, pas de problème pour venir dans les bureaux du syndic aux heures d'ouverture du cabinet.
Sinon, il leur faut poser une demi journée de congés pour exercer leur mission: or cette mission, si elle doit être bénévole, n'est quand même pas censée coûter au vérificateur.

L'idéal serait que le vérificateur puisse faire tout cela chez lui:

- On supposera qu'il dispose déjà d'une copie de tous les contrats.
- Il faut que le syndic accepte d'envoyer le grand livre des comptes par mail, la liste des dépenses, les comptes individuels, c'est facile mais cela exclut les CS qui n'ont pas d'ordinateur.
- Il faut aussi avoir les factures ou une copie des factures pour le fameux pointage (auquel se réduit bien souvent le contrôle des comptes). Là, cela se corse puisque les factures ne doivent théoriquement pas sortir du bureau du syndic et que les copies entraînent un travail long et coûteux..

Je pense ici à une nouvelle copropriété que je connais, où tous les membres du CS travaillent, sauf un qui ne peut ni ne veut contrôler les comptes. (Le président du CS a naïvement demandé au syndic si les comptes pouvaient être contrôlés le samedi!)
Bref, on a longuement parlé des difficultés à exercer la mission de syndic, je voudrais savoir comment les conseillers syndicaux résolvent les problèmes pratiques du contrôle des comptes.
.
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nefer
Modérateur

28499 réponses

Posté - 15 sept. 2008 :  08:44:02  Voir le profil
les membres des CS qui sont salariés utilisent les RTT....


ne pas oublier qu'être membre du CS est un acte volontaire: il n'y a aucune obligation
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manech
Pilier de forums

1418 réponses

Posté - 15 sept. 2008 :  08:52:36  Voir le profil
C'est une façon de leur faire "payer" leur bénévolat. Un peu décourageant pour les bonnes volontés nécessaires, isn't?
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felix1930
Pilier de forums

5611 réponses

Posté - 15 sept. 2008 :  08:59:36  Voir le profil
Citation :
c'est facile mais cela exclut les CS qui n'ont pas d'ordinateur.


celui qui possède ordinateur et imprimante en fait une copie pour les autres;pour cette partie c'est ce que je fais

pour la vérification, comptes/factures, trimestrielle elle se fait en les bureaux du syndic -réunion à partir de 18heures- avec pour les membres qui peuvent être présents l'application du dernier alinéa de l'article D26 < Un ou plusieurs membres du CS,habilités à cet effet par ce dernier,peuvent prendre connaissance et copie au bureau du syndic.............>

après,éventuellement,réunion "interne" pour explications + CR réunion
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manech
Pilier de forums

1418 réponses

Posté - 15 sept. 2008 :  09:14:47  Voir le profil
Merci Felix1930.
Une réunion après 18 heures dans les bureaux du syndic? les bureaux sont encore ouverts? on vous fait payer la présence du syndic ou du comptable en dehors des heures ouvrables?
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felix1930
Pilier de forums

5611 réponses

Posté - 15 sept. 2008 :  14:57:57  Voir le profil
Est présente à ces réunions notre gestionnaire; pas d'honoraires supplémentaires pour NOTRE copropriété
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JP72
Contributeur débutant

20 réponses

Posté - 04 janv. 2009 :  21:38:14  Voir le profil
Bonjour,
ancien président du C S, le président actuel travaille et les autres membres du C S aussi.
Cette année le président en exercisse m'ademandé si je voulais bien l'assisté pour le contrôle.
( Le C S peut si besoin est se faire assister)
Pour moi c'est une solution.
A la prochaine A G sur la convocation il est indiqué: etoffement du C S et des contrôleurs aux comptes.
je compte me présenter avec une autre copropriétaire, cela pourra peut être soulager le C S.

restons zen et pace & salute
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JAPERBUR
Contributeur actif

29 réponses

Posté - 10 janv. 2009 :  17:38:37  Voir le profil
Je vérifie les comptes du syndic depuis quelques années. Lorsque je travaillais je prenais une demi journée de RTT ou congés chaque semestre. C'était suffisant.
Nous avons changé de syndic et les choses se sont beaucoup compliquées avec ce changement. J'ai passé au moins 3/4 jours à temps complet cette année pour cette vérification, Mais je suis aujourd'hui retraité...
Le syndic actuel très cool est prêt à me donner tous les originaux pour emmener chez moi ce que je refuse pour ne pas risquer la perte de documents.
Donc pas de solution miracle à adapter en fonction de la situation du syndic et du CS. Il est vrai que ce sont générallement les retraités qui font ce travail et il est rare dans une copro qu'il n'y ait pas de retraités au CS.
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albifrons
Pilier de forums

1351 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  07:37:27  Voir le profil
à mon avis un contrôle des comptes doit aussi pouvoir se dérouler à partir de 18 heures avec le gestionnaire.

Les honoraires du syndic sont alors comptabilisées comme vacations horaires.

Pas de raison qu'un gestionnaire qui fasse des heures sup ne soit pas payé
. La copropriété paye pour avoir un syndic professionnel car les copros n'ont ni le temps et pas tjrs les compétences de gérer leur leur immeuble en syndic bénévole.
Donc tout ceci se paye forcément. Je ne vois rien d'anormal en cela.
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Louis92
Pilier de forums

312 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  09:42:32  Voir le profil
albifrons, votre avis est une excellente idée et courageuse, c'est pourquoi je me donne la peine d'y souscrire. C'est pédagogique : les copropriétaires doivent comprendre que le fonctionnement d'une copro donc d'un CS peut avoir un coût : déplacements (surtout résidences secondaires), frais divers (LRARs, photocopies, petits achats, timbres, ...) et éventuellement honoraires supplémentaires pour le syndic (réu de CS supplémentaire par rapport au contrat, heures sup pour la vérif : votre idée).
Cdlt. Louis92.


Edité par - Louis92 le 24 janv. 2009 09:43:22
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rambouillet
Pilier de forums

888 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  09:46:19  Voir le profil
Il est vrai que cela est plus facile pour un retraité de s'occuper d'une copro. Mais attention c'est un "travail" de bénévolat...
Souvent, il y a 3 dates importantes en plus de l'AG : les 2 réunions de CS et le controle des comptes, le tout en 2h chacun chez le syndic. Cela s'aménage si on prend la précaution de "dater" longtemps à l'avance. Les taches "quotidiennes" se font au quotidien.
Attention à ne pas faire le travail du syndic, il est payé pour cela ; il faut se garder l'observation et les remèdes immédaits sur le terrain, tout des choses que le syndic ne peut pas voir.
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manech
Pilier de forums

1418 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  10:58:34  Voir le profil
je reviens au contrôle des comptes et aux difficultés que j'ai recensées:

Faut-il s'adresser au syndic ou au comptable? je trouve qu'ils se renvoient souvent la balle lorsque je les questionne, comme si la main droit ignorait ce que fait et dit la main gauche.

La présence du syndic ou du comptable n'est-elle pas une gêne dans un premier temps? Ils proposent gentiment les factures classées dans l'ordre de la liste des dépenses, mais leur présence empêche d'éplucher les factures, de comparer avec les contrats et devis, de faire les calculs pour les augmentations de prix.

Finalement, j'aurais besoin que l'on me laisse un coin de table avec tous les documents, y compris le grand livre. Je pointerais tout ce qui m'étonne, Et le syndic et/ou le comptable répondraient à mes questions.
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rambouillet
Pilier de forums

888 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  11:06:55  Voir le profil
Le comptable n'est qu'un employé (voir un sous traitant du syndic).

Votre solution est la meilleure.
Isolez vous, notez vos questions, faites vous expliquer par le comptable qui reçoit ses ordres du syndic (il ne fait que mettre en musique). Ensuite, voyez le syndic.

Petite astuce : les syndic sont informatisés (et leurs fichiers extractibles) et vous aussi. Faites vous envoyer auparavant le grand livre, vous aurez déjà une première idée de volumes, etc, avant d'aller les voir et essayer d'y aller à plusieurs et surtout soyez méthodique ...
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manech
Pilier de forums

1418 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  11:33:37  Voir le profil
Citation :
Attention à ne pas faire le travail du syndic, il est payé pour cela
Lors du contrôle des comptes on doit quand même se rendre compte que les syndics n'ont pas le temps ou ne prennent pas le temps de faire tout le travail pour lequel ils sont payés, en particulier pour ce qui concerne le suivi des contrats.

par exemple, seul le CS verra des erreurs dans les contrats (sur les descriptifs par exemple, lors des trop nombreux devis téléphone)

seul le CS se rendra compte que les augmentations ne sont pas celles qui sont prévues au contrat. (vous imaginez un syndic recalculant toutes les augmentations calculette, contrat et facture en mains pour toutes ses copropriétés?)

Seul le CS s'étonnera du nombre d'ouvriers prévus pour certains travaux (9 heures pour réparer une fuite au surpresseur???)

seul le CS a des chances de trouver que la répartition n'est pas celle du RDC (le comptable regarde les tableaux, pas les textes qui définissent les charges, quant au syndic il ne lit pas 50 RDC, et on le comprend!)

seul le CS pourra affirmer que telle prestation payée -en abonnement - par le syndic n'a pas été effectuée.(C'est lui qui voit que tel voyant de sécurité incendie est au rouge depuis 1 an, alors que la vérification est censée avoir été faite)

Pour le contrôle des comptes, il faut donc avoir à portée de la main: tous les contrats, le RDC, une calculette
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rambouillet
Pilier de forums

888 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  11:41:46  Voir le profil
Manech,

votre liste n'est pas exhaustive malheureusement et vous avez tout à fait question.
L'idéal, c'est un CS qui a confiance en son syndic...

mais :
"la confiance est un acte de foi qui se vérifie"
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rambouillet
Pilier de forums

888 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  11:43:56  Voir le profil
Il fallait lire "raison"

votre liste n'est pas exhaustive malheureusement et vous avez tout à fait raison.
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Louis92
Pilier de forums

312 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  12:55:16  Voir le profil
manech, vous avez tout-à-fait raison. J'ai vu à l'oeuvre des conseillers syndicaux habitués à manipuler les chiffres et les factures et le syndic qui pilote l'opération. Résultat : les factures qui sont dans le classeur sont vérifiées par rapport aux états mais celles qui manquent ignorées (de même les avoirs qui manquent), les factures ne sont pas correctes par rapport aux contrats et les répartitions ne sont pas conformes au règlement de copropriété.

Une pratique complémentaire que je recommande :
demander plusieurs fois par an au syndic le grand livre, le relevé de dépenses de gestion courante sous forme de pdf.

Ca ne coûte quasiment rien au syndic en effort et en argent. Le CS a tout son temps pour analyser. Cela évite d'avoir à corriger les erreurs dans la précipitation en fin d'exercice (=corrections "oubliées" ou mal faites). La vérification de fin d'exercice va évidemment beaucoup plus vite.

Cdlt. Louis92.
PS : Cette pratique est quasiment indispensable pour une copropriété de résidences secondaires distante.
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JPM
Pilier de forums

13591 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  13:38:14  Voir le profil  Voir la page de JPM


La pratique des contrôles intermédiaires est recommandée. Elle bénéficie aussi bien aux membres du CS qu'au syndic lui-même. Il est plus facile de régler des problèmes en avril, juillet et octobre que dans la presse de janvier N + 1.

Ceci état, certaines observations ci dessus n'entrent pas dans le cadre du contrôle comptable mais dans celui du contrôle de la gestion. Ainsi pour les 9 heures de travail liées à une réparation. On peut relever l'anomalie au cours du contrôle comptable mais ce n'est pas le moment d'approfondir la question. On prend la facture pour son montant, quitte à ce qu'ensuite il soit réduit.



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manech
Pilier de forums

1418 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  14:24:19  Voir le profil
j'avoue avoir parfois du mal à séparer comptes et gestion.
Citation :
On prend la facture pour son montant, quitte à ce qu'ensuite il soit réduit.

Quand la gestion a des incidences importantes sur les charges, quand le montant des factures peut et doit être contesté, on en parle lors de l'approbation des comptes ou avant? ou après?
Concrètement comment cela se passet-t-il lors de l'AG et après?
L'ag approuve le montant, et ensuite à la demande du CS, le syndic demande un avoir?

Edité par - manech le 24 janv. 2009 16:50:56
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albifrons
Pilier de forums

1351 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  17:46:04  Voir le profil
c'est avant l'approbation des comptes qu'il faut demander des précisions sur une facture, après c'est trop tard.

Perso pour une propriété moyenne je demande l'état des dépenses deux ou trois fois par an : sans embêter le syndic on a déjà une idée certes approximative et si un montant de facture semble anormal on peut déjà poser des questions sur une facturation. C'est bien aussi de demander assez régulièrement la liste des débiteurs et le montant des soldes débiteurs. Je pense que c'est nécessaire de montrer au syndic qu'on s'intéresse aux soldes débiteurs et savoir pourquoi par ex le solde de M. X reste encore ou non débiteur : y a t-il eu ou non un contact avec le copropriétaire, etc etc.

Tout ceci permet d'aborder un contrôle des comptes sereinement sans avoir l'impression de tout découvrir - et donc on perd moins de temps. Le contrôle des factures se fait plus rapidement, etc. Pas besoin de tout vérifier sur une facture classique usuelle. Sinon avant le contrôle des comptes il suffit de demander au syndic un temps suffisant pour examiner les factures ensuite un temps pour les questions.
Sinon il ne faut pas oublier de venir avec l'état des dépenses de l'exercice écoulé au contrôle des comptes .
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océan
Pilier de forums

2457 réponses

Posté - 24 janv. 2009 :  23:21:49  Voir le profil
C'est bien pour cela que le contrôle des comptes par les copropriétaires la semaine avant l'AG est une vague fumisterie puisque ne servant pas à grand chose c'est avant que le dossier soit préparer qu'il faudrait pouvoir le faire!
Pour un cs l'état des dépenses n'est pas suffisant, il faut le GLC au moins une fois par trimestre pour une copro moyenne de 50 à 80 lots
pour ma part je demande le GLC avant d'aller contrôler les factures et traite l'eau séparemment car c'est un poste facilement isolable, analysable et important
id pour les frais de personnel
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