La saison des assemblées générales bat son plein, et comme chaque année les copropriétaires attendront des semaines voire des mois avant de recevoir leur procès-verbal, au risque de ne plus se souvenir de ce qui s'est exactement passé et d'avoir des doutes quant à son exactitude. Avec potentiellement des conséquences graves - contestations, actions devant les tribunaux, etc. - et un climat de suspicion dont les copropriétés pourraient avantageusement se passer...

Les premiers syndics, comme on le voit encore dans les archives des vielles copropriétés, rédigeaient les procès-verbaux et les faisaient signer en fin de séance par les membres du bureau à même le registre des assemblées. Cette pratique quelque peu laborieuse et artisanale a disparu avec la structuration des cabinets et le développement de la bureautique, mais aussi avec la difficulté croissante de maîtriser des assemblées houleuses, si bien que la rédaction différée est devenue la règle, les quelques apparitions d'ordinateurs portables dans les assemblées restant anecdotiques...

Résultat: une rédaction et une diffusion souvent très tardives du procès-verbal - dépassant fréquemment le délai légal de deux mois - du fait de la surcharge des gestionnaires et de la concentration des assemblées sur une période, au premier semestre, de plus en plus amputée par les vacances scolaires et les ponts - quand ce ne sont pas les événements sportifs - mais aussi du fait des allers et retours souvent laborieux du projet entre le syndic-secrétaire et les membres du bureau pour sa mise au point et sa signature, puis enfin de la surcharge des secrétariats qui peinent à assurer les diffusions avant l'été...

Avec au bout le risque d'omissions et d'inexactitudes, et le sentiment fréquent chez les copropriétaires présents à l'assemblée de ne pas reconnaître dans le procès-verbal les décisions et les modalités qu'ils croyaient avoir été adoptées, et celle d'une occasion ratée de mettre quelques points sur les "i" ! Quand ce n'est pas le pressentiment d'une manipulation dans laquelle les membres du bureau se seraient laissés entraîner...

Certes, et il faut insister sur ce point, le procès-verbal n'est pas le compte-rendu détaillé des débats en lequel d'aucuns voudraient le transformer, exigeant que toutes leurs interventions y compris les moins pertinentes y soient fidèlement reproduites, mais une transcription des résolutions adoptées et des conditions de leur adoption.

Le problème est que celles-ci ne sont pas toujours préparées sous forme de projets de résolution détaillés - l'article 11 du décret du 17 mars 1967 ne le rend obligatoire que dans quelques cas spécifiés et n'en fixe pas le degré de précision nécessaire - ni clairement annoncées avant le vote, celui-ci intervenant souvent dans un climat houleux sans que tout le monde y compris parfois le syndic sache très bien sur quoi il porte...

On ne saurait donc trop recommander aux conseils syndicaux, qui doivent impérativement être consultés sur le projet de convocation et d'ordre du jour, d'exiger des ordres du jour clairs et des projets de résolution pour tous les points annonçant avec précision les décisions que l'assemblée sera appelée à adopter, puis de veiller en séance non seulement que cet ordre du jour soit respecté, mais aussi que chaque vote, qui doit même s'il est précédé de débats animés avoir lieu dans un climat apaisé, soit précédé d'un énoncé exhaustif de la résolution mise aux voix avec tous ses considérants, puis suivi d'une transcription immédiate du texte de cette résolution, transcription qui sera conservée pour la vérification du texte qui sera soumis ultérieurement pour signature aux membres du bureau...

Car la responsabilité de ces derniers - syndic-secrétaire inclus il est vrai - est lourde : en effet, leur responsabilité civile peut être engagée en raison des conséquences d'une annulation de décisions pour des motifs de non conformité aux règles légales qui auraient dû être respectées pour leur adoption, mais leur responsabilité pénale peut l'être aussi au cas où il peut être établi, par voie de témoignages concordants notamment, que le procès-verbal dont ils portent collectivement la responsabilité n'a pas transcrit les décisions adoptées en séance !...

Car en effet, si un procès-verbal ne peut être valablement contesté - impérativement devant un tribunal civil il faut le rappeler - que par rapport à son contenu, sa sincérité peut être mise en cause devant un tribunal correctionnel et ses auteurs poursuivis pour faux et usage de faux !

Voilà qui devrait inciter à plus de gravité et d'attention dans ces réunions où ne règne pas toujours le climat de rigueur qu'elles mériteraient...

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